Spis treści
Dlaczego zapisuje się kwoty słownie?
Podwójny zapis kwot na rachunkach pochodzi z czasów, kiedy większość dokumentów wypisywano lub uzupełniano odręcznie piórem czy długopisem, przez co łatwo było zarówno o pomyłkę, jak i fałszerstwo. Nietrudno bowiem wziąć zamaszyste 7 za 1, albo przerobić 0 na 6. Aby uniknąć mozolnego rozszyfrowywania i wątpliwości, kwoty zapisywano więc słownie. Ponadto zdecydowanie trudniej jest przerobić cały zapisany wyraz niż przekształcić pojedynczą cyfrę w inną. Obecnie, mimo iż nastała era dokumentów elektronicznych, podwójny zapis – liczbowy i słowny – wciąż jest powszechnie stosowany. Z dalszej części artykułu dowiesz się, jak poprawnie zapisywać dowolne kwoty słowami oraz gdzie wygenerować je automatycznie.
Jak zapisać kwotę słownie?
Zasada zapisywania kwot słownie dotyczy nie tylko faktur i rachunków, ale szerokiej gamy innych dokumentów, m.in. spotyka się go w treści umów o pracę, umów cywilno-prawnych, dokumentów notarialnych, czy księgowych. Dlatego warto wiedzieć, jak zrobić to poprawnie, nie tylko pod względem językowym (co jest podstawą), ale też zgodnie z ogólnie przyjętymi w tej kwestii normami.
Przede wszystkim zapisując kwotę słownie używa się liczebników głównych, tj. jeden, dwa, dziesięć, trzysta etc., których w żaden sposób nie odmieniamy. Zapisanie krótkiej i pełnej kwoty jest proste – 100 zł to sto złotych i tu nie ma żadnych wątpliwości. Mogą się one jednak pojawić przy zapisie kwoty niepełnej, zawierającej na przykład grosze. Liczbowo zapisujemy ją jako liczbę dziesiętną z dwoma miejscami po przecinku, dodając na końcu symbol waluty. Ale jak zapisać ją słownie? Poniżej przedstawiamy przykłady zapisów poprawnych i niepoprawnych.
Przykład:
Zapis liczbowy kwoty na fakturze to: 2 455,99 zł (lub 2 455,99 PLN)
Część dotyczącą pełnych złotych powyższej kwoty, zapisujemy jako: dwa tysiące czterysta pięćdziesiąt pięć. Jeśli chodzi o zapis groszy, istnieją dwie szkoły. Pierwsza mówi, że 0,99 zł możemy zapisać również słownie jako dziewięćdziesiąt dziewięć groszy. Zatem pełną kwotę 2 455,99 zł zapiszemy jako:
Dwa tysiące czterysta pięćdziesiąt pięć złotych i dziewięćdziesiąt dziewięć groszy
lub:
Dwa tysiące czterysta pięćdziesiąt pięć złotych, dziewięćdziesiąt dziewięć groszy
Według drugiej szkoły, grosze możemy pozostawić w formie liczbowej, ale zamieniamy je w zapisie na ułamek zwykły, tj. zamiast 0,99 zapiszemy: 99/100, i uwaga – bez słowa „groszy” na końcu! W takim wypadku zapis pełnej kwoty przyjmie postać:
Dwa tysiące czterysta pięćdziesiąt pięć złotych 99/100
Jak w takim razie nie zapisywać kwoty słownie? Przykładami błędnego zapisu kwoty 2 455,99 zł są:
Dwa tysiące czterysta pięćdziesiąt pięć przecinek dziewięćdziesiąt dziewięć złotych
Dwa tysiące czterysta pięćdziesiąt pięć i dziewięćdziesiąt dziewięć setnych złotego
Duża kwota słownie – jak pisać tysiące i miliony
W przypadku dużych kwot rozpoczynających się od liczby jeden, jak tysiąc czy milion, zawsze musimy ją uwzględnić ją w zapisie słownym.
Przykłady:
1 250 zł zapiszemy jako jeden tysiąc dwieście pięćdziesiąt złotych, a nie tysiąc dwieście pięćdziesiąt złotych. Analogicznie 1 250 000 zł zapiszemy jako jeden milion dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych¸ a nie milion dwieście pięćdziesiąt tysięcy złotych. Celem takiego zapisu jest wspomniane we wstępie uniemożliwienie sfałszowania kwoty poprzez dopisanie na początku większej liczby tysięcy czy milionów.
Kwota słownie i funkcja w MS Excel
Załóżmy teraz, że prowadzisz firmę i wystawiasz dla swoich klientów po kilkadziesiąt rachunków lub faktur dziennie. Ręczne zapisywanie każdej kwoty mogłoby być bardzo czasochłonne i męczące, na szczęście współczesne programy do wystawiania faktur same konwertują zapis liczbowy na słowny. Jednak co w przypadku, gdy musisz przygotować większe zestawienie faktur dla przełożonych lub do generowania faktur używasz zwykłego programu biurowego typu MS Excel?
Domyślnie w programie Excel nie ma obecnie funkcji umożliwiającej konwertowanie liczb na słowa w arkuszu, można ją jednak dodać w module Visual Basic for Applications (VBA), wklejając w nim kod funkcji SpellNumber. Szczegółową instrukcję, jak tego dokonać przy pomocy Edytora Visual Basic (VBE) znajdziesz na stronach pomocy MS Office.
Jeśli konwertowania kwot na słowa potrzebujesz sporadycznie, wygodniej będzie skorzystać z dostępnych online konwerterów, które łatwo znaleźć wpisując w oknie wyszukiwarki internetowej zapytanie „kwota słownie”. Generatory są bardzo proste w obsłudze. W okienku większości tego typu narzędzi wystarczy wpisać kwotę w formacie liczbowym i kliknąć przycisk „Sprawdź”, a następnie przekopiować przekształconą w narzędziu kwotę do formularza faktury, rachunku, czy innego dokumentu.